Stabilne i pojemne regały metalowe to podstawowe meble do archiwum. Bez względu na to, jakie dokumenty zamierzasz w nim przechowywać, te proste konstrukcje będą najwygodniejsze do składowania, sortowania i przeglądania akt. W sprzedaży dostępne są jednak rozmaite typy regałów, różniące się m.in. materiałem wykonania półek. Warto dobrze poznać ofertę mebli archiwizacyjnych i zastanowić się, które z nich są odpowiednie w danej sytuacji. Dowiedz się, jaki masz wybór i na co zwrócić uwagę przy wyborze konkretnego regału do archiwum.

Gdzie potrzebne są regały archiwizacyjne?

Oczywistym jest, że regały archiwalne sprawdzają się wszędzie tam, gdzie istnieje potrzeba przechowywania dużych ilości papierowych dokumentów. Na myśl przychodzą przede wszystkim typowe pomieszczenia zagospodarowane na archiwa, ale też biblioteki, magazyny w dużych obiektach biurowych, zaplecza kancelarii prawnych i notarialnych, zaplecza w urzędach i dużych instytucjach tak publicznych, jak i prywatnych. Zależnie od wielkości przedsiębiorstwa, branży, w jakiej działa, jego historii, czy liczby zatrudnianych pracowników regały metalowe do archiwum mogą okazać się przydatne także w wielu innych firmach. Ich uniwersalny design sprawia, że poza zapleczem lub magazynem, pojedyncze meble można ustawić nawet w głównym biurze. Prowadząc indywidualną działalność gospodarczą, można zdecydować się również na regały do garażu. Papiery, z których korzystasz na co dzień, ale które obowiązkowo trzeba przechowywać, możesz składować w garażu lub piwnicy, o ile będą odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem.

Dlaczego warto zainwestować w regał do archiwum?

W dużych przedsiębiorstwach, bibliotekach, kancelariach i wszelkich firmach zajmujących się działalność związaną z pracą typowo papierkową, regały na dokumenty są niezbędne. Ilość dokumentów jest bowiem tak duża, że konieczne staje się wydzielenie odrębnych pomieszczeń, które służą jako archiwa do przechowywania papierów. W mniejszych firmach regały do archiwum są praktycznymi meblami uzupełniającymi standardowe wyposażenie biurowe. Zwiększają wygodę składowania papierów, a ich nieskomplikowana konstrukcja gwarantuje łatwy dostęp do każdego dokumentu. Dodatkowo można przechowywać na nich wiele innych przedmiotów. Warto dodać, że regały w archiwum powinny być przystosowane do przechowywania nie tylko standardowych dokumentów drukowanych, ale też elektronicznych nośników z danymi. Dokupując do metalowych regałów pojemniki segregacyjne, z łatwością można przechowywać zarówno duże, jak i drobne narzędzia i akcesoria.

Nowe regały na dokumenty i ich zalety

Chociaż w sprzedaży można znaleźć używane regały archiwizacyjne, to jednak nie są one najlepszym pomysłem do obiektów, w których planujesz przechowywać spore ilości dokumentów. Przede wszystkim używany regał do archiwum to zwykle mebel, który musiał zostać rozłożony i z powrotem złożony. Istnieje ryzyko, że łączenia będą teraz luźniejsze, a ich niedokładność przełoży się na osłabienie konstrukcji. Poza tym najlepszym rozwiązaniem jest dokładne dopasowanie mebli do przestrzeni, jaką dysponujesz. Decydując się na nowe regały metalowe, możesz wybrać modele o konkretnych wymiarach, idealnie wypełniających pomieszczenie. Wybierz regał do archiwum o najdogodniejszej dla Ciebie szerokości, długości, wysokości, ale też głębokości. Ten ostatni parametr w szczególności przekłada się na wygodę korzystania z regału. Pamiętaj też, że nowe regały metalowe do archiwum będą objęte gwarancją.

Czym wyróżniają się dobre regały archiwalne?

Jako że regał w archiwum ma być meblem przede wszystkim funkcjonalnym, to normą jest jego prosta, surowa konstrukcja. Całość tworzy stalowa rama z półkami montowanymi na śruby lub wciskanymi. Chcąc mieć pewność, że sięgasz po model wysokiej jakości, dobrze poznaj producenta. Sprawdź jego pełną ofertę, do której poza regałami półkowymi, należeć będą zapewne regały paletowe. W asortymencie cenionych marek znajdziesz modele z półkami nie tylko stalowymi, ale też wykonanymi z płyt wiórowych czy mdf. Pozwoli Ci to lepiej dobrać mebel do własnych preferencji. Zwróć uwagę, czy półki w proponowanych regałach na dokumenty są regulowane. Najlepsze regały archiwizacyjne to te, w których możesz samodzielnie ustalić, na jakiej wysokości znajdą się poszczególne poziomy. Istotne są także certyfikaty, które powinny posiadać najlepsze, rekomendowane regały metalowe.

Regał w archiwum i jego ustawienie

W niektórych przypadkach ustawienie regałów w archiwum jest regulowane prawnie. Jest tak m.in. w zakładach pracy, w których zagospodarowanie przestrzeni wpływa na bezpieczeństwo ludzi przebywających w obiekcie. Zgodnie z zasadami regały w archiwum muszą stać w rzędach prostopadłych do okna w odstępie wynoszącym co najmniej 80 cm. Zakłada się przy tym, że półki w regałach archiwizacyjnych stojących pod ścianą mają 40 cm szerokości, a półki w regałach metalowych wolnostojących mają 80 cm szerokości. Trzeba też zadbać o odstępy od podłogi do sufitu tak, aby zapewnić właściwą cyrkulację powietrza. Znaczna ilość łatwopalnego materiału, jakim jest papier, nakazuje zachować szczególne środki ostrożności w zakresie ochrony przeciwpożarowej.

Regały archiwalne i ich oznaczenie

Jeśli chodzi o sposób przechowywania papierów, to może on być dowolny. Zależnie od preferencji i ilości posiadanych dokumentów można trzymać je w segregatorach ustawionych pojedynczo na półkach, ale mogą też znajdować się w pojemnikach lub kartonach. Ważne jest, żeby zawartość regałów była dobrze opisana. Same regały na dokumenty warto ponumerować, jednocześnie prowadząc rejestr segregatorów lub pudełek znajdujących się na każdym z nich. To zdecydowanie ułatwi szybkie znajdowanie konkretnych papierów. Regały archiwalne numeruje się cyframi rzymskimi, a konkretne półki cyframi arabskimi. Dla bezpieczeństwa wymaga się także, aby regały metalowe były oznakowane w kwestii ich nośności. W przypadku archiwum zakładowego warto pamiętać, że wstęp do niego jest wyraźnie ograniczony i przysługuje wyłącznie archiwiście, przełożonemu i wybranym pracownikom.